采访邀请来了，公关同事从官网复制一段公司简介，销售发来另一份演示文稿，创始人又说“那个数字已经过时了”。这时最该先做的，并非润色新闻稿，而是确定哪些事实现在可以对外使用。
媒体资料包可以有短简介、长简介和问答，但它们应当来自同一份事实底稿。不同长度可以删减信息，不能各自改动公司主体、服务范围和数字的含义。
把常用事实逐条拆开
先收集官网、上一版媒体资料、演示文稿和采访提纲，标出不一致之处。无需一开始就整理所有历史文件，优先处理记者最可能引用的内容：公司与品牌名称、成立时间、主营业务、负责人身份、公开联系入口，以及准备使用的业绩或规模数字。
每条事实旁至少写三件事：依据放在哪里、由谁确认、哪天确认。若涉及会变化的数字，还要写统计期与口径。来源只有“老板之前说过”时，先标待确认，不能在稿子里自动升级成已核实事实。
数字相同，也可能不是同一回事
以下是假设的口径差异：一份材料说“服务过的企业”，另一份说“当前付费客户”。即使数值碰巧一致，也不能混用。同样，“团队有多年行业经历”不能改成“公司成立多年”；曾经参与项目，不等于该项目由现在的公司交付。
整理时不要只保留较好看的版本。把冲突项交给掌握记录的人确认，写下结论与依据。暂时无法确定的数字可以从本次资料包移除，保留其他已经确认的业务事实，不必为了凑完整而找近似值。
光算的官网事实冲突与版本核对方法区分了事实、口径、时间和翻译等问题，可帮助整理资料包里不一致的说法。用于媒体资料时，还应加上本次允许公开的范围，避免把内部可查误当成可以发表。
从一份底稿生成不同长度的简介
短简介回答“是谁、主要做什么、服务谁”；长简介可以增加真实背景与业务说明；采访问答则补充需要解释的条件。每一版都标注对应底稿版本，方便发现变化时一起更新。
形容词可以保留品牌语气，但不要代替事实。“领先”“首创”“唯一”需要与其范围相称的依据；没有依据时，直接说具体做法更清楚。对外描述合作能力时，也要区分自己交付的部分和合作方完成的部分。
更正以后，还要找到发出去的副本
更新电脑里的文件，不代表媒体手上的版本已经更新。给每次发送留一条简短记录：发送日期、接收方、文件版本、公开范围。重要信息变更后，就能判断应该向谁补发更正说明。
对已刊出的报道，应指出需要更正的具体事实并提供依据，由发布方按其流程处理；不能把品牌不喜欢的表达一概当成事实错误，也不能承诺对方一定修改。官网、媒体资料下载页和公开演示文件则由各自负责人核对。
下一次发稿前，检查的不只是文案有没有错别字，而是这份资料仍然对应当前事实，以及接手采访的人能否解释每个关键数字。底稿清楚，短稿和长稿才不会越写越像两家公司。